Organiser un événement, un congrès, un colloque

> Logistique

> Réservation des salles

>> À l'ULB

Consultez les pages du CTE pour les campus du Solbosch, de la Plaine, Erasme et de Gosselies (Point Centre).
Vous y trouverez la liste des salles (avec leur équipement), les personnes de contact et les tarifs de location.

Pour toute demande de matériel audio-visuel: vous pouvez contacter la cellule Auditoires du CTE.

Si vous souhaitez enregistrer votre événement (photo/vidéo): contactez la cellule Colloques du CTE.

Pour toute demande particulière (système d'amplification, cabines de traductions) la cellule Auditoires pourra vous mettre en contact avec des sociétés extérieures. Pensez à réserver votre matériel à temps!

>> Hors des campus

Certains hôtels ouvrent à la location leur(s) salle(s) de séminaires ou de réception : vous trouverez déjà un aperçu dans notre liste d'hôtel-partenaires (Accès intranet avec votre netID ULB).

A Bruxelles:
Découvrez un aperçu des salles disponibles à Bruxelles sur le site BRUSSELS SPECIAL VENUES et sur le site de VISITBRUSSELS - contact : Elisabeth VAN INGELGEM, Meetings and Conventions Manager - Tél 02 549 50 51.

en Flandre:
Meeting in Brugge Congres Bureau et Gent Congres (Gent convention bureau)

Dès décision prise, réservez tous les lieux !

> Accès wifi

Pour les participants à des colloques, les organisateurs peuvent demander au Département Informatique, quelques jours avant l’événement, la création temporaire d’une adresse et d’un code d’accès génériques; une évaluation du nombre de personnes attendues est souhaitée. Contactez resulb@ulb.ac.be. Au-delà, des services comme Eduroam sont en accès libre.

> Location de matériel

Besoin de tables, chaises, panneaux pour posters ?

Département des Infrastructures (en fonction du stock disponible) - Pierre Moucheron - 02/650 26 44

Sociétés de location de matériel telles que:
FESTI RENT - Chaussée de Boondael, 152-154 - 1050 Bruxelles - 02 640 41 40 - Fax 02 640 97 52 - info@festi.be.
CdS - Digue du Canal, 8 - 1070 Bruxelles - 02 381 32 01 - Fax 02 381 32 02 - info@cdsonline.be.

> Décoration florale et végétale

Décoration florale: "Un lien sans égal" - Christophe VANDEPEUTE - Chaussée de Waterloo, 593 - 1050 Bruxelles - 02 346 22 96 ou Woluwé Shopping Center - rue Saint-Lambert, 200 - 1200 Bruxelles - 02 762 46 25

Location de plantes "fraîches": FLORALIES GARDEN AND DECO - Mr Stéphane BODART (Wezembeek-Oppem)- 02 731 56 99

Plantes artificielles: Garden Sides - Monsieur Alain DILLEENS - 02/385.07.12

> Personnel d'accueil: hôtesses et jobistes

Pour les hôtesses: Catherine LESENT - MEETING AND OFFICE SERVICES - Rue du Roseau 19 - 1180 Bruxelles - Tél: +32 (0)475 330 367 - Fax: +32 (0)2 375 92 22 - www.maos.be.

Pour les étudiants jobistes:
Contactez ULBJob:

cellule ULBJob

fax 02 650 4690,

Campus du Solbosch, bâtiment S, niveau 5, local 207

localisation: avenue Jeanne 44, 1050 Bruxelles

courrier: ULB CP185

-

Valves : Campus du Solbosch

et le Département Financier, Service Traitements, spp@admin.ac.be - 02 650 35 17:

Les différents documents nécessaires à l'engagement d'un étudiant sont:

  • Formulaire Dimona

  • Déclaration sur l'honneur

  • Contrat de l'étudiant

  • Envoi avant l'engagement de l'étudiant au Département Financier

  • Relevé des prestations : comptabilisation des heures et jours de travail

  • Envoi au terme des prestations au Département Financier

Vous pouvez télécharger tous ces documents sur les pages du Département Financier

> Nettoyage

Vous pouvez faire une demande auprès des services de nettoyage du Département des Infrastructures:

Pour le Solbosch

Pour La Plaine

Pour Erasme

> Hébergement

Consultez notre liste d'hôtelspdf (Accès intranet avec votre netID ULB). NB: le choix d’un hôtel de cette liste n’emporte pas automatiquement le respect de la législation marché publics.

> Restauration

Consultez notre liste de traiteurspdf.

Les PUB (Presses Universitaires de Bruxelles) disposent de trois implantations sur nos campus (Flagey, Plaine et Erasme) qu'elles mettent à la disposition de la communauté universitaire pour assurer l’accueil et le catering complet de leurs colloques, séminaires, réunions,dîners ou célébrations dans leurs locaux ou sur l’ensemble des campus de l’ULB. Intéressé.e? Consultez leur offre 'Colloques'pdf.

> Programme social (visites touristiques ou culturelles)

Consultez la page Visites guidées et promenades et la page Musées de la Ville de Bruxelles.

> Transports et parking

Depuis 2012, l’ULB opte pour une politique de mobilité durable en promotionnant la mobilité douce (vélo, transports en commun, covoiturage).
Pour les participants, les invités mais aussi pour les prestataires de votre événement, retrouvez une multitude d’informations concernant l’accessibilité des campus sur les pages Mobilité de l’ULB :

toutes les possibilités en termes de vélo, accessibilité, parking vélo, sécurité, location, etc.

plan d’accès et liste des compagnies de transports (transports en commun, service de taxis, voitures partagées, etc.) ; à noter que :
- des titres de transport STIB sont disponibles via le service Mobilité.
- des chèques TAXIS VERTS peuvent être commandés via le 02 349 41 25 (en signalant que vous faites partie d'un service de l'Université, l'ULB étant affiliée aux Taxis verts en tant qu'entreprise).

accessibilité et localisation des parkings voitures ; à noter que :
- le parking du Bâtiment S (Solbosch) est accessible en journée aux visiteurs moyennant une demande des organisateurs, deux à trois jours avant la date de l'événement, à Mme Vanderose, secrétariat de la Surveillance générale (Tél: 02 650 26 95). Une autorisation d'accès parking temporaire à apposer sur le pare-brise vous sera envoyée par courriel.
- le parking Janson (Solbosch) devrait avoir une capacité d’accueil suffisante si l’événement s’organise le soir (après 18h).

accessibilité des campus et des bâtiments aux personnes à mobilité réduite
Vous trouverez tous les plans des campus à ces pages.
Consultez également le site de BRUXELLES MOBILITÉ.

> Sécurité

Les agents de la surveillance générale sont à votre disposition pour un conseil, une information ou une aide dans les domaines de la sécurité des biens ou des personnes.
Surveillance Générale:
Responsable : Michel Jacobs
Tél:02 650 32 02

Adjoint :Thierry Janssens
Tél: 02 650 26 09

Dispatching Surveillance générale: 02 650 26 14 ou 02 650 22 22