Organiser un événement, un congrès, un colloque

> À ne pas oublier...

Electricité: Il arrive fréquemment que les participants à un colloque oublient l'adaptateur nécessaire pour recharger leur téléphone ou leur ordinateur portable. Indiquez sur le site de l'événement ou au moment de la confirmation de l'événement qu'il faut se munir d'un adaptateur.
Si vous avez une demande particulière (rallonges, canon à chaleur, etc.), contactez:

Christian VANKEERBERGHEN

Dpt Infra, Energies

tel 02 650 2136,

Campus du Solbosch

ULB CP112, avenue F.D. Roosevelt 50, 1050 Bruxelles


Protocole: Pour un conseil ou pour le protocole interne à l’ULB, n'hésitez pas à contacter le Service de communication - ULB Événements.
Concernant l’organisation des fêtes et cérémonies nationales, les distinctions honorifiques des membres du Parlement, du Conseil d'Etat, des fonctionnaires des assemblées régionales ou selon l'importance des personnalités invitées ; les services de police et de pompiers ; les décorations pour des actes de courage et de dévouement ; le pavoisement des édifices publics, contactez le service Protocole du service public fédéral intérieur.


Signalétique: Afin que les participants puissent trouver facilement les salles de conférence, pensez à préparer une signalétique avec l'identité visuelle du colloque (panneaux, flèches). Contactez:

François DI GLORIA

Atelier peinture - Exploitation Solbosch

tel 02 650 3700,

Campus du Solbosch

ULB CP112, avenue F.D. Roosevelt 50, 1050 Bruxelles


Assurances:

L’ULB a souscrit une assurance Responsabilité Civile. Une attestation d’assurance couvrant les activités (colloques, séminaires, conférences, etc.) peut être délivrée auprès du Département Financier. il suffit d'adresser un mail à Ludmilla Manfroid en reprenant le détail des activités (date, nombre approximatifs de participants, lieu, intitulé de l’activité, etc.).

Dans le cadre d’évènements organisés à l’extérieur par un membre/service de l’ULB, il y a eu lieu de prendre contact au moins un mois à l’avance avec le DAF - Service des Assurances afin de couvrir les évènements et d’obtenir selon les cas des garanties complémentaires. Ce délai permet en cas de refus de l’assureur de trouver une autre compagnie d’assurance qui accepte de couvrir l’évènement.
Ces garanties complémentaires peuvent entrainer le paiement d’une surprime. Cette surprime sera à charge du Service organisateur.

Lorsque vous organisez une exposition dans le cadre de vos fonctions à l'Université, vous pouvez assurer en tous risques les objets exposés, pendant le séjour ou lors du transport. Vous trouverez un résumé des conditions du contrat d'assurance en 2ème page du formulairepdf ainsi que le tarif des primes à charge des demandeurs. Pour être assuré, veuillez compléter le formulaire de demande d'assurancepdf et le renvoyer à assurulb@admin.ulb.ac.be.

Lorsque des activités sont organisées par des entités extérieurs à l’ULB, celles-ci doivent en principe être assurées et en apporter la preuve sur le formulaire de réservation des locaux de l’ULB.


DAF, Achats et Assurances
tel 02 650 2300, fax 02 650 3525, ludmilla.manfroid@ulb.ac.be
Campus du Solbosch
ULB CP150, avenue F.D. Roosevelt 50, 1050 Bruxelles