L’intelligence collective au service de la communauté universitaire: entretien avec la directrice générale

• Vous avez pris vos fonctions de directrice générale il y a près de six mois. Quel état des lieux dressez-vous de l’Administration de l’ULB ?

Isabelle Mazzara : Durant ces six premiers mois, j’ai pu découvrir le fonctionnement et l’organisation de l’ensemble de l’administration, et mon constat est nuancé. Il y a certainement beaucoup de points forts comme par exemple la présence de collègues engagés et motivés mais il y aussi des points à améliorer. Ces observations me laissent penser que le statu quo n’est pas une option. J’ai la chance d’arriver à l’ULB dans un contexte propice au changement et de pouvoir inscrire ma réflexion dans la dynamique du Plan Stratégique. J’ai donc proposé au Conseil d’administration une stratégie de transformation de l’administration qui n’est, et j’insiste sur ce point, ni un plan d’économies ni un plan de restructuration, mais bien un plan destiné à répondre aux défis humains, technologiques et environnementaux de demain.

• Quels sont les grands volets de votre plan ?

IM : Le principal volet concerne la gestion des relations humaines. L’objectif est double : mieux rencontrer les missions et les besoins de l’institution et assurer un cadre de travail épanouissant à l’ensemble du personnel de l’université. C’est ce que j’appelle dans le plan, le « mieux vivre ». En tant que membres du PATGS, nous travaillons dans l’intérêt général de l’organisation et nous sommes au service de l’ensemble de ses utilisateurs : PATGS, chercheurs, enseignants et bien sûr étudiants. Mais je précise : le fait d’être « au service de tous », ne fait pas de nous des « servants » ! Nous devons aussi faire de l’ULB un employeur attractif. Lorsque l’on commence une carrière à l’Université, on doit pouvoir se dire qu’on va pouvoir se former, se développer et évoluer pour par exemple occuper d’autres fonctions. Bref, s’épanouir ! Notre système d’attribution des promotions n’est plus adapté, nous devons y réfléchir avec les représentants syndicaux, pour en faire un système plus stimulant.

Le bien-être au travail est dans l’air du temps mais on n’a jamais autant entendu parler de burn-out. L’ULB est-elle épargnée par ce phénomène ?
IM : Aujourd’hui, aucune organisation n’est épargnée par ce phénomène, l’ULB non plus. C’est une des raisons pour lesquelles nous devons nous transformer. Je souhaite développer une nouvelle culture d’entreprise centrée sur la bienveillance, un modèle où les collaborateurs seront plus autonomes et responsables. Je souhaite pouvoir définir des « marges de manœuvre », encourager l’esprit d’initiative, le tout dans un environnement de confiance. La promotion du bien-être au sein de l’organisation est, à ce titre, une priorité.

Toujours dans cet esprit de nouvelle culture d’entreprise, il semble que vous vouliez développer une certaine transversalité ?
IM : Globalement, je ne me retrouve pas trop dans les logiques « de corps » et je ne crois pas être la seule à le ressentir. Cela ressortait déjà lors de la réforme de la gouvernance en 2012 ou encore lors de l’enquête de satisfaction de 2016. On a parfois tendance à se retrancher dans sa faculté, dans son département ou encore dans son service et cela crée une distance entre les entités. L’enjeu n’est pas de supprimer ces structures mais de veiller à recréer du lien entre elles. L’université, ce n’est pas seulement une addition de métiers, c’est une série de rôles qui, en interagissant, peuvent apporter une énorme plus-value à l’organisation. Dans cette optique, l’administration ne devrait plus être perçue comme un « corps » bureaucratique mais bien comme un facilitateur aidant à résoudre des problématiques souvent complexes, libérant ainsi les chercheurs et les enseignants des contraintes administratives. J’aimerais qu’on aille plus loin en travaillant sur le principe d’intelligence collective qui doit permettre à tous les membres de la Communauté de travailler ensemble, en visant les mêmes objectifs, portés par les mêmes valeurs.

Est-ce qu’une organisation en pôles fait partie de votre réflexion ?
IM : Il existe déjà le Pôle Santé qui dispose de sa propre structure faîtière. Je ne dis pas qu’une organisation en pôle est la seule solution à un fonctionnement plus efficace mais elle représente une piste intéressante que nous voulons tester dans le cadre du plan de transformation digitale. Le département Informatique de l’administration générale va recruter de nouveaux informaticiens qu’elle mettra à disposition de pôles constitués de 3 ou 4 facultés. Ce principe de mutualisation assurera une mise en œuvre harmonisée et cohérente de la transformation digitale tout en permettant à chacun de bénéficier de plus d’expertise.

Les projets immobiliers tiennent aussi une place importante dans votre plan ?
IM : Bien-sûr, et encore plus certainement à l’heure où nous voulons apporter à tous nos projets de construction et de rénovation une dimension qualitative, en conformité avec le plan climat. Nous devons développer des campus en harmonie avec l’environnement. Le climat et la mobilité s’intègrent par ailleurs à toute notre réflexion, et aussi à la dimension RH avec notre projet de télétravail, que nous souhaitons implémenter rapidement.

Vous avez défini votre plan stratégique pour les cinq années à venir. Par quoi allez-vous commencer pour le concrétiser ?
IM : L’ULB est une organisation complexe et dans ce cas, seule une politique de petits pas est indiquée. Nous nous inscrivons dès lors dans une trajectoire à long terme, en menant la transformation de manière humaine, c’est-à-dire en respectant le rythme d’adaptation de l’ensemble des collègues. Concrètement, je vais maintenant traduire ce plan stratégique dans un plan opérationnel avec des actions, des timings et des indicateurs. Je vais y travailler en concertation avec les directions des départements et des administrations facultaires mais aussi bien-sûr avec tous nos organes de concertation.

L’ULB est une entreprise complexe. D’où tirez-vous votre enthousiasme pour vous attaquer à ces changements profonds ?
IM : Des contacts humains ! L’environnement de travail sur le plan relationnel est très enthousiasmant à l’ULB et je n’ai que des heureuses surprises. Je tire aussi beaucoup d’énergie et d’inspiration à travers le dialogue et l’esprit critique qui, ce n’est pas une surprise, sont bien développés à l’ULB!