Aide-mémoire simplifié à l'usage des étudiants organisateurs

Tous les points décrits ci-après sont à charge de l'organisateur et le déroulement de l'évènement reste sous son entière responsabilité.

À prévoir

  • Le dossier complet (descriptif détaillé, feuille de route et planification des tâches, coordonnées de l'organisateur, plan de situation, formulaire type du vice-rectorat, analyse des risques, activités connexes, bilan des années précédentes…) de l'événement qui est à communiquer au Vice-Recteur :
    • 2 mois avant l'évènement si l'activité < 500 personnes.
    • 3 mois ou plus avant l'évènement si l'activité > 500 personnes.
  • Des réunions préparatoires avec tous les intervenants sont mises en place par l'organisateur.
  • Les autorisations communales si l'activité se déroule ou déborde sur l'espace public (accumulation de personnes, nuisances sonores, déchets…).
  • Un poste de secours si l'activité est > 500 personnes ou en fonction du risque.
  • L'avis du SIAMU (pompiers) si l'activité est > 500 personnes ou en fonction du risque.
  • La sous-traitance possible de l'événement par des professionnels.
  • Les moyens mis en œuvre pour communiquer et les dispositifs de signalisation.
  • 2 agents de sécurité minimum (y compris pour les colloques) et des agents supplémentaires en fonction des personnes présentes, du type d'évènement, du site, du moment, de l'historique, des activités parallèles (estimation entre 1 agent supplémentaire pour 100 personnes).
  • Des stewards pour orienter et informer le public.
  • L'identification des organisateurs, des stewards, des VIP et des zones contrôlées.
  • Le plan de fermeture (clôtures hautes de chantier solidarisées) du site de l'événement avec indications des entrées surveillées, des sorties de secours, du balisage, des éclairages…
  • Une assurance "RC organisation" en plus de l'assurance RC du cercle ou de l'ACE.
    Contact : Ethias au 04/220.81.73 ou rc.collectivites@ethias.be
  • Un programme de réserve (plan B) en cas l'annulation de l'évènement (mauvais temps, police de l'environnement…).
  • La coordination (même lieu, même période) avec d'autres événements ou chantiers.
  • Des barrières type "nadar" et l'enlèvement de véhicules "abandonnés" la veille de l'évènement avec ou sans présence des forces de l'ordre.
  • L'heure de fin de l'événement (clôture anticipée de la "ticketerie") y compris le démontage, le nettoyage et l'évacuation du public. La fermeture des cercles pendant l'événement. Des dérogations ou restrictions sont à confirmer par le Vice-Rectorat.
  • Les contrôles par un SECT (organisme agrée) : chapiteau, scène montée, échafaudage, attraction foraine, installation électrique ... (Sont à spécifier : les usages exacts et détaillés).
  • Les protections et balisages (prévention des accidents) : couvre-câbles, garde-corps, plan incliné (bordure), balise bicolore…
  • Un limiteur et un enregistreur acoustique couplé à la sonorisation (nuisances intra ou externe au campus).
  • L'ancrage suffisant des tentes ou installations (interdiction lors de vents >40 km/h).
  • Des cabines sanitaires et urinoirs en suffisance et répartis.
  • Des extincteurs en suffisance (prêt possible au SIPP moyennant caution).
  • Le respect des règles d'hygiènes alimentaires.
  • L'état des lieux avant et après évènement à réaliser avec le Département des Infrastructures.
  • Environnement : affichage ZEN (réglementé), gobelets réutilisables, poubelles à tri sélectif.
  • Mobilité : accès aux secours (pompiers, ambulances) à préserver impérativement, zones piétonnes à respecter, accès réglementés aux parkings, parkings vélo sécurisés à disposition.

Sont interdits

  • L'organisation d'un événement le samedi, le dimanche ou un jour férié.
  • L'entrave aux secours (accès pompier, accès aux bâtiments…) et aux installations de sécurité (bornes incendie, tuyaux d'incendie, sorties de secours, éclairages de sécurité…).
  • L'utilisation du gaz en bouteille, de produits inflammables, de produits toxiques.
  • Le montage et l'utilisation d'installations électriques non conformes.
  • Le "travail" en hauteur (échelles…).
  • L'alcool à plus de 15°.
  • Les boissons énergisantes.

Liens utiles

ULB

Bruxelles ou Ixelles (Cellule Evénements)

SPF, AFSCA, Intérieur, Centre de crise, Economie

Personnes de contact
Mis à jour le 18 novembre 2025