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Informations utiles pour l'organisation d'une activité extracurriculaire à Erasme

Document à destination des organisateurs Internes ou Externes.

1. AUDIOVISUEL

Toute demande de matériel supplémentaire et/ou de prestation jobiste doit être soumise via le formulaire en ligne présent dans l'accusé de réception après validation du local au minimum 10 jours avant la date du début de votre activité.

Pour toute question concernant le matériel audiovisuel déjà présent dans nos salles et/ou besoin de mobilier supplémentaire,
merci de vous adresser aux responsables du matériel : Monsieur Olivier COUVREUR : olivier.couvreur@ulb.be et Monsieur Paul COLIN : paul.colin@ulb.be .

Contact du Service Technique pour l’audiovisuel : 02 555 60 12

2. INFRASTRUCTURE

Campus Erasme : 02.555.60.00 – infraand@ulb.be

Vous pouvez contacter le service des infrastructures avant l’évènement, en cas d’utilisation des prises électriques et ou pour toute demande liée à l’infrastructures : affichages, activité en extérieur sur le campus, ... et pendant l’évènement pour les problèmes de chauffage, électricité etc.

  • Aménagement de la salle :

En cas de déplacement du mobilier pour le bon déroulement du cours, il est impératif de remettre la salle dans sa configuration cours en quittant les lieux.
 

3. SURVEILLANCE (SPS – DISPATCHING)

sps@ulb.be / dispatching@ulb.be  02/650.26.14

Service en gestion des ouvertures/fermetures des bâtiments/locaux sur base des réservations encodées. A contacter directement en cas de souci d’accès – joignable 7/7j 24/24h
surveillance générale sur place (gardiennage) : 02 555 50 47

  • Urgences :

Numéro d’urgence via téléphones internes : 8888

  • Sécurité :

Contact : sps@ulb.be

  • Parking :

Demande d’autorisation et modalités d’accès via le SPS – Stationnement : stationnement@ulb.be
 

4. NETTOYAGE

Il va de soi que les lieux doivent être rendus dans leur état et configuration initiaux.

Merci d’évacuer les déchets dans les poubelles adéquates – containers extérieur sur le campus. Pour toute question concernant un service nettoyage spécifique avant/après activité, il faut prendre directement contact avec le service nettoyage.

Un service de base est assuré par l’ISS tous les matins.

Si un nettoyage spécifique est demandé, merci de vous assurer que le temps de nettoyage soit possible aux vues du créneaux horaire réservé.

Les frais d’entretien sont calculés après votre activité et seront indiqués sur la facture finale.

Lundi au vendredi

39.20 euros / heure

Samedi

49.10 euros / heure

Dimanche et jours fériés

78.50 euros / heure

5. SECURITE (SIPP) Gestion des risques (SIPP) - ULB

Pour toute question complémentaire sur les normes de sécurité à respecter dans l’organisation d’une activité au sein de l’ULB, merci de contacter directement le SIPP : SIPP.ULB@ulb.be  

  • Normes de sécurité à respecter :
  • Il est impératif d’avoir l’accord du SIPP pour l’installation /implantation dans un lieu de passage (hall/couloir) – SIPP.ULB@ulb.be   
  • Si du matériel électrique est employé, veillez à bien définir les chemins de câbles (éviter la possibilité de chutes) - il faudra impérativement contacter le département des infrastructures pour validation.
  • Si un traiteur est engagé, il doit être en ordre avec l’AFSCA et l’usage du gaz est interdit
  • Respect des sorties et sorties de secours et des accès pompier si l’événement se déroule en extérieur, circulation aisée

6. CATERING

Le choix du traiteur est libre.

Voici des suggestions de traiteur présents sur le campus Erasme

  • Sodexo ULB : Olivier Keuterickx, adresse e-mail :  0362.be@sodexo.com - +32 2 555 81 87
  •  « Pré Vert » 02/523.08.38

Autres adresses (traiteurs habitués ULB) :

7. COMMUNICATION

Concernant un affichage, il faut différencier si c’est juste un fléchage logistique ou une annonce/pub sur le campus.

  • La signalétique/fléchage est toléré si elle est retirée tout de suite après l’événement.
  • L’affichage d’une annonce/pub : il faut faire une demande d’autorisation via le service communication : communication@ulb.be et communication.polesante@ulb.be 

8. WIFI ULB

Procédures de connexion pour les visiteurs externes et pour les membres de la communauté universitaires

Pour toute activité en extérieur sur les Campus ULB, il faut l’autorisation Comité du Pôle Santé, qui fait ensuite suivre au Vice-rectorat et à tous les services concernés (SIPP / SPS / INFRAS) selon le type d’activité.