Étudiant·e à besoins spécifiques - étudiant·e en situation de handicap (EBS-ESH)

Vous désirez entreprendre des études à l’ULB et vous avez des besoins spécifiques liés à une situation de handicap, un trouble spécifique d’apprentissage ou une maladie invalidante ?
Vous pensez que cette situation peut avoir un impact sur vos études ?

L’ULB souligne son engagement en faveur d’un enseignement inclusif, et ce notamment pour les étudiant·es à besoins spécifiques.

Les étudiant.es en situation de handicap, porteur.ses de maladie invalidante et/ou de troubles, peuvent bénéficier du statut EBS-ESH (étudiant·e à besoins spécifique - en situation de handicap). Ce statut leur permet d'aménager leur cursus grâce à des mesures concrètes afin de les soutenir dans leur parcours universitaire.

La procédure permettant la mise en place du statut EBS-ESH est définie par le Décret relatif à l’enseignement supérieur inclusif pour les étudiants en situation de handicap du 9 avril 2014 et le Règlement Général des Études de l’ULB (titre IV, annexe 8). Elle est mise en application par la Cellule EBS-ESH. 

Lorsque le statut est accordé, la Cellule EBS-ESH élabore, en concertation avec l’étudiant·e et la faculté concernée, un Plan d’Accompagnement Individualisé (PAI).

Le statut EBS-ESH est octroyé pour une année académique et peut être reconduit d'année en année à la demande de l’étudiant·e via une demande de reconduction. 

Nouvelle demande

Pour solliciter une première demande de statut EBS-ESH, vous devez effectuer les deux premières étapes dans leur intégralité, dans les délais : 

• Premier quadrimestre (septembre à février) : au plus tard le 15 octobre   
• Second quadrimestre (mars à août) : au plus tard le 1^er mars 

 ÉTAPE 1 :

• Valider votre inscription à l’ULB (pour plus de renseignements auprès du Service des inscriptions) ; 
• Compléter le formulaire en ligne : veuillez vous connecter sur le portail web MonULB  [>>> Mon secrétariat virtuel >>> Mon dossier EBS].  

 ÉTAPE 2 :

• Télécharger les documents et justificatifs médicaux nécessaires ;
• Sélectionner les aménagements raisonnables souhaités ;  
• Soumettre la demande en cliquant sur le bouton « Je soumets mes documents médicaux »

Pour les documents/ justificatifs médicaux, vous avez plusieurs possibilités :

1.  La reconnaissance d’un organisme public agréé et chargé de la reconnaissance et de l’intégration des personnes ;

2.  Un rapport circonstancié établi par un spécialiste dans le domaine médical ou par une équipe pluridisciplinaire :

• un document d'actualisation datant de moins d'un an pour un trouble de la santé mentale ou pour les maladies invalidantes
• un document datant de moins de deux ans pour tout autre besoin spécifique

3.  Tout autre document pertinent.

Tous les documents médicaux transmis doivent être rédigés en français, en néerlandais ou en anglais.

Ils doivent être datés, signés et authentifiés par un spécialiste du domaine médical ciblé ou par un organisme public.

Les documents médicaux doivent être circonstanciés, c’est-à-dire qu’ils doivent :

• Apporter des détails pertinents sur la situation médicale pour laquelle vous introduisez une demande de statut ;
• Mettre en évidence des difficultés fonctionnelles objectivées et la description de l’impact de ces difficultés dans les différentes situations quotidiennes ;
• Mentionner les demandes d’aménagements raisonnables. 

La demande doit donc être adaptée à la participation pleine et effective à un cursus universitaire.

En aucun cas, le certificat établi par un médecin généraliste, les attestations de mutuelle ou de l'assurance maladie ne pourront être pris en considération comme document médical pertinent.

TÉLÉCHARGER LE MODÈLE DE RAPPORT

IMPORTANT : des informations ou des démarches complémentaires pourront éventuellement vous être demandées.

ÉTAPE 3 :

Après analyse de vos informations et validation de votre dossier, vous recevrez une notification par email.  

Il vous sera demandé de : 

• Prendre un rendez-vous avec le service EBS-ESH via l'agenda en ligne.
  Pour cela, veuillez vous connecter au portail web MonULB  [>>> Mes rendez-vous].  

ATTENTION : vous devez réaliser cette démarche dans les 15 jours à dater de la réception de l'email.  L'absence de démarche de votre part dans les délais impartis suspendra votre demande. 
 

Demande de reconduction du PAI

Pour reconduire votre statut EBS-ESH :

Dès validation de votre inscription (inscription validée et paiement des premiers 50 €), veuillez vous connecter sur le portail web MonULB [> mon secrétariat virtuel > mon dossier EBS] et faites votre choix : 

• Reconduction sans modification: vous ne souhaitez pas modifier votre PAI. Vous ne devez pas prendre de rendez-vous. Votre PAI ne sera pas modifié. 

• Reconduction avec modification: vous souhaitez modifier votre PAI. Vous devez prendre un rendez-vous avec la Cellule EBS. Veuillez noter que dans ce cas, des démarches complémentaires pourraient vous être demandées.

Demande tardive

Les demandes introduites après les dates limites ne seront prises en considération qu’en fonction de la justification de l'introduction tardive. Cette demande doit être dûment justifiée. 

Sont considérées comme tardives, les demandes hors-délai :

• Raisons médicales imprévisibles, inattendues et exceptionnelles 

  • Justificatif à fournir : diagnostic d’une situation médicale grave, d’une situation de handicap ou d'un accident survenus après les dates limites

• Validation du dossier d'inscription au-delà des dates butoirs (uniquement pour 1er quadrimestre)

  • Justificatif à fournir : tous documents attestant de la confirmation tardive de l'inscription (attestation d'inscription datée, etc.)
     

Demande de logement adapté

L'ULB propose des logements adaptés à la mobilité; vous pouvez introduire une demande d’analyse d'accès prioritaire aux logements adaptés auprès du Service EBS pour l'année académique 2025-2026 à partir du mois de mars 2025.
Pour de plus amples informations, téléchargez la Procédure de demande de priorité logement EBS

Commission de recours interne à l'ULB

Il est institué au sein de l’Université libre de Bruxelles une Commission de recours Inclusion suite :

• au refus d’accorder le statut EBS/ESH
• au refus d’accorder des aménagements raisonnables ou un plan d'accompagnement individualisé
• au refus d'apporter des modifications du plan d’accompagnement individualisé
• à la fin anticipée du plan d’accompagnement individualisé
   

Recours pour irrégularités : Délégués au Gouvernement de l'ULB

Depuis l'année académique 2025-2026, conformément aux dispositions réglementaires en vigueur, les Commissaires et Délégués du Gouvernement auprès des établissements sont habilités à recevoir les plaintes des étudiants bénéficiaires concernant d’éventuelles irrégularités dans la mise en œuvre de leur plan d’accompagnement individualisé, notamment en lien avec les activités d’apprentissage et les évaluations.

À noter : Le Gouvernement prévoit de fixer prochainement les modalités précises d’introduction, de traitement et de suivi de ces plaintes (procédure, délais, conservation des données, etc.).

En attendant la publication de cette procédure, si vous estimez être confronté(e) à une irrégularité ou avez besoin de conseils, vous pouvez vous adresser en priorité aux référents facultaires EBS.

Co-diplomation organisée entre établissements de la Communauté française

Les possibilités de co-diplomation :

• Entre établissements de la Communauté française (Enseignement.be - Cadastre des Etablissements d’enseignement supérieur reconnus par la Fédération Wallonie-Bruxelles), la décision relative à la demande de reconnaissance de handicap est prise par les autorités académiques de l'établissement référent. Cette reconnaissance vaut également pour l'ensemble des établissements partenaires à la co-diplômation. Des aménagements pourront être proposés à l'étudiant à condition d'effectuer une demande complète auprès de chaque établissement partenaire au plus tard le 15 octobre pour le premier quadrimestre ou le 1er mars pour le second quadrimestre. 
   
• Entre établissements (hors de la Communauté française, hors Belgique) Erasmus Mundus ou en mobilité. L’étudiant effectue la procédure de demande de statut EBS-ESH courante, et ce au plus tard le 15 octobre pour le premier quadrimestre ou le 1er mars pour le second quadrimestre.   

Dans la cas où l'ULB est l'établissement référent et dans la cas où l'ULB est l'établissement partenaire, elle se charge seule de l’analyse des besoins, de l’élaboration, en concertation avec l’étudiant·e et la faculté concernée, et de l’évaluation du PAI. Le PAI d'un autre établissement ne pourra pas être simplement répliqué.

Par qui les informations de la demande sont-elles transmises entre établissements?

Actuellement, le système informatique et la double authentification de l'ULB ne permet pas de transfert d'informations de cette nature entre établissements. L'ULB ne peut ni recevoir, ni transmettre les informations relatives à la reconnaissance du statut EBS par un tiers. L’étudiant est l’intermédiaire responsable entre les établissements.

À qui les informations du PAI sont-elles transmises ?

Les données et informations seront transmises au Service EBS via le portail sécurisé MonULB [> mon secrétariat virtuel > mon dossier EBS].

Dans la cas où l'ULB est l'établissement partenaire, l’étudiant effectue une déclaration simplifiée de reconnaissance de statut ESH en complétant le formulaire en ligne et en déposant la reconnaissance de statut ESH délivrée par l’établissement de référence. Après analyse des informations et des documents soumis, l’étudiant sera notifié et invité à prendre un rendez-vous avec le service EBS via un agenda en ligne

Dans le cas où l’ULB est l’établissement référent, l’étudiant effectue la procédure complète de demande de statut et recevra une attestation de reconnaissance de statut ESH dés validation de sa demande auprès de la commission ESH et devra communiquer celle-ci aux établissements partenaires, selon les délais qu’ils auront fixés.

Quand les informations de la demande sont-elles transmises ?

Dans la cas où l'ULB est l'établissement référent et dans la cas où l'ULB est l'établissement partenaire, l'étudiant doit effectuer les deux premières étapes de sa demande dans leur intégralité, et ce au plus tard le 15 octobre pour le premier quadrimestre ou le 1er mars pour le second quadrimestre.

Les demandes introduites après les dates limites ne seront prises en considération qu’en fonction de la justification de l'introduction tardive. Seules les demandes tardives pour des raisons inattendues et exceptionnelles (par exemple : diagnostic tardif d’une situation médicale grave, d’une situation de handicap ou d'un accident survenus après les dates limites citées) pourront faire l'objet d'une demande tardive.

Attention : Un plan d'accompagnement individualisé est élaboré au plus tard dans les deux mois qui suivent l'acceptation de la demande, sur la base de l'analyse des besoins effectuée en vertu de l'article précédent. Ainsi, une demande tardive ne garantie pas l'accès immédiat à des aménagements raisonnables.
 

• L’introduction d’une demande de statut EBS-ESH ne présume pas de l’octroi systématique de ce statut et nécessite une analyse du dossier complet, pour autant que ce dernier ait été transmis dans les délais requis ;

• Les demandes incomplètes ne pourront pas être analysées par la Commission EBS-ESH ;

• À l’issue de la procédure de demande, la Commission EBS-ESH statuera sur chaque demande de dossier ;

• L’étudiant.e qui obtient le statut EBS-ESH reste soumis aux règlements généraux des études et des examens et à leurs annexes qui en font partie intégrante, ainsi qu'au règlement facultaire.