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Locaux pour activités extracurriculaires
- Procédure
- Les activités extracurriculaires sont toutes les demandes qui ne sont pas rattachées à l’UE – unité d’enseignement du catalogue des programmes de l’ULB.
Ceci regroupe des réalités très variées : formations, réunions, conférences, séminaires, thèses, formation continue, examens «hors ULB», cours préparatoires, summer schools, autres événements…
Le Service d’appui et de Coordination des Horaires et Auditoires gère seulement la réservation des locaux. Pour tout autre service nécessaire pour le bon déroulement de votre évènement voici les bonnes pratiques et la liste de contactsNous informerons les différents services ULB en lien avec votre évènement (le service évènement, la surveillance, le service de nettoyage, les infrastructures, et l’audiovisuel).
La demande peut être envoyée en remplissant le formulaire via l'onglet ci-dessus.
- La disponibilité reste sous réserve
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- Une fois les activités institutionnelles et les cours placés. Une demande en journée, doit favoriser une plage horaire paire et de 2h.
- Délai pour les demandes internes ou externes : 3 semaines ou 10 jours ouvrables avant le jour de la première activité (Salle Dupréel 20 jours ouvrables)
- Délai pour les demandes multiples (récurrences), la demande doit être entrée avant les attributions massives des cours et examens (voir le calendrier)
- Une fois les activités institutionnelles et les cours placés. Une demande en journée, doit favoriser une plage horaire paire et de 2h.
- Vous complétez le formulaire avec toutes les informations nécessaires
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Date(s) – horaire(s) – description de l’activité (en quelques lignes) – nombre de participant(s) et en fonction de l’activité ensuite compléter la fiche d’information
- Une fois le formulaire reçu, le service horaires et auditoires traite la demande
- La durée de traitement peut varier selon:
- Les dates
- Les critères de l’organisateur
- Les périodes d'attribution des auditoires
- La disponibilité des locaux
- Le service horaires et auditoires vous soumet une proposition de local (avec devis)
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Pour finaliser votre réservation, vous avez 10 jours pour valider à l’aide du lien envoyé dans l'e-mail.
Liste des tarifs pour la réservation d'activités extracurriculaires - Période de confirmation de votre réservation
- Si vous êtes soumis à une nécessité de validation de salles de manière plus anticipée, nous vous invitons à vous orienter vers d’autres pistes.
- Informations nécessaires pour la confirmation de votre demande
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Merci de bien relire les Conditions générales de location des salles à l'ULB ainsi que les Informations utiles pour l'organisation d'une activité extracurriculaire.
- Votre dossier est alors en ordre
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Disclaimer: L’ULB se réserve le droit de refuser une activité. Le service horaires et auditoires peut ne pas accepter votre demande si les délais et la procédure ci-dessus ne sont pas respectés et également en fonction de la disponibilité des locaux. La priorité de l’attribution des locaux banalisés est pour l’enseignement et aux évènements institutionnels, associées et internes.
- Formulaire
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Vous trouverez le formulaire à compléter via ce lien:
Contacts
Vous souhaitez organiser un colloque, un congrès ou une conférence sur un des campus ?
- Campus du Solbosch ou de la Plaine: la demande doit être introduite au plus tard deux semaines à l’avance via le formulaire ci-dessus.
- Campus Erasme: Auditoires Pôle Santé (02 555 40 11), AuditoiresPoleSante@ulb.be
- Campus wallons: pointcentre
Liste des tarifs pour la réservation d'activités extracurriculaires
Liste des salles et leurs équipements pour le Solbosch et la Plaine
Conditions générales de location des salles à l'ULB
Informations utiles pour l'organisation d'une activité extracurriculaire
Plan Solbosch des poubelles - MOLOK -