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Locaux pour activités extracurriculaires

Procédure
Les activités extracurriculaires sont toutes les demandes qui ne sont pas rattachées à l’UE – unité d’enseignement du catalogue des programmes de l’ULB.
Ceci regroupe des réalités très variées : formations, réunions, conférences, séminaires, thèses, formation continue, examens «hors ULB», cours préparatoires, summer schools, autres événements…

Le Service d’appui et de Coordination des Horaires et Auditoires gère seulement la réservation des locaux. Pour tout autre service nécessaire pour le bon déroulement de votre évènement voici les bonnes pratiques et la liste de contacts 

Nous informerons les différents services ULB en lien avec votre évènement (le service évènement, la surveillance, le service de nettoyage, les infrastructures, et l’audiovisuel).
La demande doit être envoyée à l’adresse auditoires@ulb.be (prochainement vous pourrez envoyer votre demande via un formulaire en ligne que vous retrouverez sur cette page)

 

La disponibilité reste sous réserve
  • Une fois les activités institutionnelles et les cours placés. Une demande en journée, doit favoriser une plage horaire paire et de 2h.
    • Délai pour les demandes internes ou externes : 3 semaines ou 10 jours ouvrables avant le jour de la première activité (Salle Dupréel 20 jours ouvrables)
    • Délai pour les demandes multiples (récurrences), la demande doit être entrée avant les attributions massives des cours et examens (voir le calendrier) et compléter à l’aide du fichier Excel ci-joint.
Vous envoyez votre demande avec toutes les informations nécessaires

Date(s) – horaire(s) – description de l’activité (en quelques lignes) – nombre de participant(s) et en fonction de l’activité ensuite compléter la fiche d’information

Une fois le formulaire reçu, le service horaires et auditoires traite la demande
La durée de traitement peut varier selon:
  • Les dates
  • Les critères de l’organisateur 
  • Les périodes d'attribution des auditoires
  • La disponibilité des locaux
Le service horaires et auditoires vous soumet une proposition de local (avec devis)

La proposition est à nous confirmer par retour de mail dans les plus brefs délais

Liste des tarifs pour la réservation d'activités extracurriculaires

Période de confirmation de votre réservation
Pour les réservations se tenant :
  • Entre septembre et décembre => Validation possible à partir de fin août-début septembre
  • En janvier => Validation possible à partir de fin novembre
  • Entre février et avril => Validation possible à partir de fin janvier
  • Entre mai et juin => Validation possible à partir de fin mars
  • Entre juillet et août => Validation possible à partir de fin mai
Si vous êtes soumis à une nécessité de validation de salles de manière plus anticipée, nous vous invitons à vous orienter vers d’autres pistes.
Informations nécessaires pour la confirmation de votre demande

Nous vous demandons de lire attentivement et signer les conditions générales,
Ainsi que la fiche reprenant les bonnes pratiques et la liste des contacts utiles,
les normes SIPP,
Ce PDF contenant des informations utiles
toute autre information selon le type d’activité/demandes.

Votre dossier est alors en ordre
Disclaimer: L’ULB se réserve le droit de refuser une activité. Le service horaires et auditoires peut ne pas accepter votre demande si les délais et la procédure ci-dessus ne sont pas respectés et également en fonction de la disponibilité des locaux. La priorité de l’attribution des locaux banalisés est pour l’enseignement et aux évènements institutionnels, associées et internes.
Formulaire

Vous trouverez le formulaire à compléter via ce lien: 

La demande doit être envoyée à l’adresse auditoires@ulb.be (prochainement vous pourrez envoyer votre demande via un formulaire en ligne que vous retrouverez sur cette page)

Contacts

Vous souhaitez organiser un colloque, un congrès ou une conférence sur un des campus ?

Liste des tarifs pour la réservation d'activités extracurriculaires 
Liste des salles et leurs équipements pour le Solbosch et la Plaine
Liste des auditoires équipés (Teams/EZ Cast)

La Cellule Événements scientifiques du Département recherche vous accompagne dans les démarches nécessaires à l'organisation d'un événement.